個人情報保護方針

個人情報保護方針（平成17年3月31日制定）

山口県市町村職員共済組合（以下「組合」という。）は、地方公務員等共済組合法等の法令に基づき事業運営において個人情報を取得する場合において、以下の方針に基づき、個人情報の保護に努めます。

法令の遵守
組合は、組合が保有する個人情報の保護に関する法令等を遵守します。
組織及び体制
組合は、個人情報保護管理者を設置し、個人情報の適正な管理を行うとともに職員等に対し、個人情報の保護及び適正な管理方法について研修を実施し、個人情報の適正な取扱いを徹底します。
個人情報の取得と利用
組合は、個人情報の取得にあたり、その利用目的、利用方法等を明らかにし、取得した個人情報はその範囲内で業務遂行上必要な場合に限り利用します。
個人データの管理
組合は、個人データの正確性を保持し、また個人データの漏えい、滅失、き損等を防止するための適正な対策を講じます。
個人データの第三者提供
組合は、法令に基づく場合等を除き、本人の同意を得ることなしに、個人データを第三者に提供しません。
保有個人データの開示、訂正等、利用停止等
組合は、本人が自己の個人データについて開示、訂正等又は利用停止等の請求があったときは適切に対応します。
継続的改善
組合は、適切な個人情報の保護を維持するため、常に個人情報の取得及び管理の状況等を把握し、必要に応じて個人情報の保護のための措置を改善します。
附則
この方針は、平成17年4月1日から施行する。
附則
この方針は、平成19年5月28日から施行する。（一部改正）
附則（平成30年6月6日公告第17号）
この方針は、公告の日から施行し、平成29年5月30日から適用する。

個人データの取扱いについて

Ⅰ　個人データの第三者提供について

個人情報保護方針「5. 個人データの第三者提供」について、「(1)組合の名称、住所及び代表者の氏名、(2)第三者への提供を利用目的とすること、(3)第三者に提供される個人データの項目、(4)第三者に提供される個人データの取得の方法、(5)第三者への提供の方法、(6)本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること、(7)本人の求めを受け付ける方法、(8)第三者に提供される個人データの更新の方法、(9)当該届出に係る個人データの第三者への提供を開始する予定日」について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているときは、山口県市町村職員共済組合個人情報保護に関する規程（以下「規程」という。）第16条の規定により、第三者へその提供をすることができるとしています。

当組合では、前記の九項目についてあらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くことを、ホームページへ掲載を行うことをもって実施することとします。

なお、山口県市町村職員共済組合（以下「組合」という。）が個人データを第三者へ提供する事業は次のとおりです。

医療費通知書の送付

(1)組合の名称、住所及び代表者の氏名
山口県市町村職員共済組合

山口県山口市大手町９番11号　自治会館３階

理事長　井原　健太郎
(2)第三者への提供を利用目的とすること
医療費の通知について被扶養者分を含めて組合員あてに通知することを、山口県市町村職員共済組合個人情報保護に関する規程細則（以下「規程細則」という。）別紙1に明示しています。
(3)第三者に提供される個人データの項目
被扶養者に係る氏名、診療年月、診療日数、診療区分・給付種別、医療費総額、法定給付額、公費負担額、自己負担額、支給額、医療機関名・柔道整復師会名
(4)第三者に提供される個人データの取得の方法
診療報酬明細書の受付
(5)第三者への提供の方法
2の項目が記載された医療費通知書を所属所を経由し組合員あてに送付します。ただし、任意継続組合員の被扶養者については、所属所を経由せず組合員住所あてに送付します。
(6)本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること
規程第25条第3項に規定される個人情報の提供の停止に係る取扱いに準じて実施します。
(7)本人の求めを受け付ける方法
規程細則別紙２様式第６号に必要事項を記載し、共済組合あて提出すること。
(8)第三者に提供される個人データの更新の方法
診療報酬明細書の受付及びそのシステム入力
(9)当該届出に係る個人データの第三者への提供を開始する予定日
提供中

短期給付決定通知書の送付

(1)組合の名称、住所及び代表者の氏名
山口県市町村職員共済組合

山口県山口市大手町９番11号　自治会館３階

理事長　井原　健太郎
(2)第三者への提供を利用目的とすること
送金の通知について被扶養者分を含めて組合員あてに通知することを、規程細則別紙1に明示しています。
(3)第三者に提供される個人データの項目
被扶養者に係る氏名、診療年月、診療日数、診療区分・給付種別、医療費総額、法定給付額、公費負担額、自己負担額、家族療養費附加金等、高額療養費、入院附加金、支給額
(4)第三者に提供される個人データの取得の方法
診療報酬明細書及び各手当金請求書の受付
(5)第三者への提供の方法
2の項目が記載された短期給付決定通知書を所属所を経由し組合員あてに送付します。
(6)本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること
規程第25条第3項に規定される個人情報の提供の停止に係る取扱いに準じて実施します。
(7)本人の求めを受け付ける方法
規程細則別紙２様式第６号に必要事項を記載し、共済組合あて提出すること。
(8)第三者に提供される個人データの更新の方法
診療報酬明細書及び各手当金請求書の受付及びそのシステム入力
(9)当該届出に係る個人データの第三者への提供を開始する予定日
提供中

資格情報のお知らせの送付

(1)組合の名称、住所及び代表者の氏名
山口県市町村職員共済組合

山口県山口市大手町９番11号　自治会館３階

理事長　井原　健太郎
(2)第三者への提供を利用目的とすること
資格情報のお知らせについて被扶養者分を含めて組合員あてに通知することを、規程細則別紙1に明示しています。
(3)第三者に提供される個人データの項目
被扶養者に係る氏名、枝番、高齢受給者一部負担割合、資格取得年月日、マイナンバー下４桁
(4)第三者に提供される個人データの取得の方法
被扶養者申告書（取消）の受付
(5)第三者への提供の方法
2の項目が記載された資格情報のお知らせを所属所を経由し組合員あてに送付します。
(6)本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること
規程第25条第3項に規定される個人情報の提供の停止に係る取扱いに準じて実施します。
(7)本人の求めを受け付ける方法
規程細則別紙２様式第６号に必要事項を記載し、共済組合あて提出すること。
(8)第三者に提供される個人データの更新の方法
被扶養者申告書（取消）の受付及びそのシステム入力
(9)当該届出に係る個人データの第三者への提供を開始する予定日
令和６年10月25日

Ⅱ個人情報データを特定の者と共同して利用する場合

個人情報保護方針「5. 個人データの第三者提供」について、個人データを特定の者との間で共同して利用する場合（以下「共同利用する場合」という。）であって、「ア　共同して利用する旨」・「イ　共同して利用される個人データの項目」・「ウ　共同して利用する者の範囲」・「エ　利用する者の利用目的」・「オ　当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所」・「カ　組合の代表者の氏名」をあらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているときは、規程第17条の規定により、その特定の者は第三者に該当しないものとしています。

組合では、共同利用する場合において、前記の六項目をあらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くことを、ホームページへ掲載を行うことをもって実施することとします。

なお、組合が共同利用する場合は次のとおりです。

健康診断事業及びその健診データを活用した事業を行う場合

ア　共同して利用する旨
所属所と組合は、組合の組合員（所属所においては「職員」）及びその被扶養者（以下「組合員等」という。）の健康管理等を効率的、効果的に行うために、組合員等の健康増進措置として行う健康診断事業を共同で実施し、その健診データを共同利用することとします。
イ　共同して利用される個人データの項目
健診事業利用情報及びレセプト情報
ウ　共同して利用する者の範囲
所属所においては、保健師等とし、組合においては、担当職員とします。
エ　利用する者の利用目的
組合員等の健康改善と医療費の適正化及びそれに伴う所属所の効率的な運営に貢献すること
オ　当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所
所属所は、所属所長とし、住所はその所在地

組合は、規程第3条に規定する個人情報保護管理者及び個人情報保護管理保護者とし、住所はその所在地
カ　組合の代表者の氏名
理事長　井原　健太郎

高額医療交付金事業

ア　共同して利用する旨
全国市町村職員共済組合連合会（以下「連合会」という。）と組合は、短期給付財政調整事業の一つである高額医療交付金の交付事業について共同して実施します。
イ　共同して利用される個人データの項目
氏名、生年月日、性別、診療年月、決定点数、一部負担額、公費コード、公費負担額
ウ　共同して利用する者の範囲
連合会及び組合において担当職員とします。
エ　利用する者の利用目的
当該事業を適正に行うこと
オ　当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所
連合会は、全国市町村職員共済組合連合会個人情報保護に関する規程（以下「連合会規程」という。）第3条に規定する個人情報保護管理者及び個人情報保護管理補助者とし、住所はその所在地

組合は、規程第3条に規定する個人情報保護管理者及び個人情報保護管理補助者とし、住所はその所在地
カ　組合の代表者の氏名
理事長　井原　健太郎

育児休業手当金及び介護休業手当金に係る共同事業

ア　共同して利用する旨
連合会と組合は、育児休業手当金及び介護休業手当金に係る事業について共同して実施します。
イ　共同して利用される個人データの項目
組合員証記号、組合員証番号、氏名、休業期間、休業日数、支給額
ウ　共同して利用する者の範囲
連合会及び組合において担当職員とします。
エ　利用する者の利用目的
当該事業を適正に行うこと
オ　当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所
連合会は、連合会規程第3条に規定する個人情報保護管理者及び個人情報保護管理補助者とし、住所はその所在地

組合は、規程第3条に規定する個人情報保護管理者及び個人情報保護管理補助者とし、住所はその所在地
カ　組合の代表者の氏名
理事長　井原　健太郎

災害給付資金交付及び災害見舞品支給事業

ア　共同して利用する旨
連合会と組合は、災害給付資金交付及び災害見舞品支給事業について共同して実施します。
イ　共同して利用される個人データの項目
組合員証記号、組合員証番号、氏名、り災年月日、り災場所、り災種別、損害（浸水）の程度、給料月額、災害見舞金月数、災害見舞金支給額
ウ　共同して利用する者の範囲
連合会及び組合において担当職員とします。
エ　利用する者の利用目的
当該事業を適正に行うこと
オ　当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所
連合会は、連合会規程第3条に規定する個人情報保護管理者及び個人情報保護管理補助者とし、住所はその所在地

組合は、規程第3条に規定する個人情報保護管理者及び個人情報保護管理補助者とし、住所はその所在地
カ　組合の代表者の氏名
理事長　井原　健太郎

（個人情報の取扱いに関する問合せ先）
山口県市町村職員共済組合　総務課
電話番号083‐925‐6141

個人情報保護方針